Khi nhắc đến invoice, nhiều người sẽ nghĩ đến hoá đơn thông thường. Invoice được người bán dựa trên từng loại mặt hàng cụ thể mà tự lập theo mẫu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên thuật ngữ invoice còn thể hiện rõ nội quy và trách nhiệm của hai bên, giúp cho việc mua bán trở nên rõ ràng, tránh được các trường hợp tranh chấp về tài chính cũng như quyền lợi. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về invoice là gì thông qua bài viết sau đây.
Invoice là gì?
Invoice là một loại chứng từ thương mại thể hiện giá trị thực của hàng hóa, do bên bán phát hành để xác nhận giao dịch với bên mua. Các công ty thương mại thường sẽ đánh số invoice tương ứng để thuận tiện cho việc ghi nhận, quản lý các giao dịch giữa công ty với khách hàng. Hóa đơn thường bao gồm các thông tin cơ bản như nơi phát hành, ngày tháng năm, địa chỉ gửi đến, điều kiện giao hàng, thỏa thuận thanh toán,…
Invoice thường được đơn vị bán đính kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan để thực hiện cấp các thủ tục hải quan như Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ ℅,… Đây cũng là chứng từ giúp đơn vị mua có thể giải quyết với đơn vị bán những vấn đề về số lượng, chất lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác.
Theo quy định mới tại Luật Quản lý thuế số 38 năm 2019 và Nghị định số 123 năm 2020 của Chính phủ thì doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT khi làm thủ tục xuất khẩu dịch vụ/sản phẩm ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan. Invoice được sử dụng nếu cơ quan Thuế không quản lý và thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu.
Invoice gồm những nội dung nào?
Hình thức và nội dung của Invoice trong ngành xuất nhập khẩu không cần tuân thủ theo biểu mẫu cố định do cơ quan thuế hoặc cơ quan hải quan yêu cầu, mà được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo có các thông tin cơ bản trên invoice như sau:
- Tiêu đề, mã số invoice, thời gian lập invoice là gì
- Exporter/Seller (thông tin người bán), Importer/Buyer (người mua), Beneficiary (người thụ hưởng), Remitter (người trả tiền), Shipper (người gửi hàng) và Consignee (người nhận hàng)
- Thông tin của bên trung gian (nếu có)
- Số booking, tên phương tiện vận chuyển
- Số seal, số container
- Địa chỉ cảng nhập và cảng xuất
- Thông tin miêu tả hàng hóa (Tên, số lượng Quantity, đơn giá Unit Price)
- Tổng giá trị bằng chữ và bằng số
Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu
Invoice là một thỏa thuận bị ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự thống nhất của cả hai bên bán và mua đối với các điều kiện thanh toán và giá niêm yết. Bên cạnh đó, invoice cũng có những vai trò, chức năng khác:
- Lưu trữ chứng từ: Invoice giúp cả bên bán và bên mua lưu giữ hồ sơ, giấy tờ hợp pháp về các giao dịch mua, bán hàng.
- Giám sát thanh toán: Invoice giúp cả người mua và người bán theo dõi, giám sát các khoản thanh toán và công nợ của họ.
- Pháp luật đứng ra bảo vệ: Một hóa đơn thương mại hợp lệ là chứng từ hợp pháp về sự thỏa thuận giữa đơn vị bán và đơn vị mua về một mức giá chỉ định. Đồng thời cũng là bằng chứng quan trọng để đơn vị bán nhận được sự bảo vệ quyền lợi từ pháp luật.
- Dễ dàng khai thuế: Việc lưu giữ và ghi chép tất cả các Invoice giúp các doanh nghiệp kinh doanh báo cáo chính xác thu nhập và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ và đúng thuế theo quy định.
- Hỗ trợ nghiên cứu và phân tích kinh doanh: Từ Invoice doanh nghiệp có thể thu thập các thông tin cần thiết từ các hình thức mua hàng, cũng như xác định sản phẩm phổ biến, xu hướng giao dịch và thời gian mua hàng trọng điểm,…
Vai trò trong xuất nhập khẩu của Invoice là gì ?
Những loại Invoice phổ biến hiện nay
Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
Commercial invoice – Hóa đơn thương mại cao cấp viết tắt là CI, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa nhà cung cấp (bên xuất khẩu) và bên mua (nhà nhập khẩu).
Commercial invoice này có nội dung cụ thể hơn so với hóa đơn thường, đồng thời đóng vai trò như một lời yêu cầu thanh toán mang tính chất thương mại với bên nhập khẩu. Nội dung bao gồm chức năng cơ bản trong thanh toán, phương thức vận chuyển lô hàng, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, tên mặt hàng, phương thức và thời hạn thanh toán,…
Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ
PI hay Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ được đơn vị bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung như hóa đơn thường. Tuy nhiên hóa đơn PI được phát hành đến người mua để một lần nữa xác nhận các điều kiện, điều khoản, cam kết mà hai bên đã thương lượng và thống nhất với nhau trước khi thực hiện giao dịch.
Đây có thể xem là một bản nháp hoặc bản thảo mà đơn vị bán cung cấp cho đơn vị mua. PI sẽ hoạt động như một hợp đồng giao dịch hàng hóa chính thức khi bên mua xác nhận. Với Proforma Invoice, cả hai bên sẽ loại bỏ được các vấn đề kiện tụng, sai sót xảy ra, cũng như giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán.
Điểm khác nhau giữa PI và CI, trước tiên là thời điểm được phát hành. CI chỉ được phát hành sau khi hai bên xuất nhập khẩu đã hoàn tất các thỏa thuận, còn PI có thể được phát hành, chỉnh sửa trước hoặc trong quá trình tiến hành giao dịch.
Bên cạnh đó trên phương diện giá trị thanh toán, CI có thể yêu cầu đơn vị mua thanh toán đúng với các điều khoản trong Commercial Invoice, nhưng PI chỉ là hoá đơn dự kiến số tiền phải trả, báo giá, không có chức năng thanh toán cho những cam kết ban đầu.
Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời
Provisional Invoice là hóa đơn có chức năng thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong 3 trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: Khi hai bên thỏa thuận thanh toán theo nhiều đợt và đơn hàng cũng được giao thành từng đợt tương ứng.
- Trường hợp 2: Khi đơn vị bán ngay sau khi hoàn thành đơn hàng muốn thu trước một khoản tiền.
- Trường hợp 3: Hai bên bán và bên mua để giao dịch đã thống nhất lấy tạm một mức giá nào đó, còn giá chính thức sẽ được quyết định và điền vào hóa đơn chính thức.
Final Invoice – Hóa đơn chính thức
Hóa đơn chính thức – Final Invoice là hóa đơn cuối cùng xác định tổng giá trị đơn hàng mà bên mua phải thanh toán đủ cho bên bán. Final Invoice là cơ sở thanh toán tiền cuối cùng để hoàn thành giao dịch giữa hai bên.
Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
Certificate Invoice là hóa đơn xác nhận, được sử dụng để nhận định xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa với chữ ký của phòng công nghiệp và thương mại. Bên cạnh chức năng này, Certificate Invoice còn được dùng như một chứng từ đóng vai trò như hóa đơn thông thường.
Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian
Trong tình huống người bán thông qua trung gian để thực hiện buôn bán, tạm nhập chuyển khẩu hay tái xuất mà không muốn đứng tên trên hóa đơn, giấy tờ thì họ sẽ sử dụng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Tuy nhiên người bán hàng thực tế cho khách hàng không phải là người ký hóa đơn này.
Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự
Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được phát hành bởi lãnh sự quán của nước bên mua đang làm việc và sinh sống tại nước bên bán. Consular Invoice sẽ được lãnh sự quán ủy quyền, đóng dấu, và có chức năng thay thế cho giấy chứng nhận nguồn gốc.
Customs Invoice – Hóa đơn hải quan
Hóa đơn hải quan hay Customs Invoice, là hóa đơn dựa theo giá tính thuế và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan để thống kê giá trị hàng hóa. Hóa đơn này chủ yếu có chức năng yêu cầu thanh toán tiền, dùng trong khâu tính thuế nên sẽ không được lưu thông.
Hướng dẫn xuất Invoice đơn giản
Các bước xuất invoice đơn giản:
- Bước 1: Xác định hóa đơn cần lập
- Bước 2: Điền các thông tin trên invoice một cách đầy đủ
- Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin thật kỹ trên invoice. Đây là bước quan trọng nhất bởi sẽ xuất hiện các lỗi sai không đáng có vì không phải nhân viên nào cũng nắm rõ các cách thức và quy định đúng theo yêu cầu của các bên liên quan.
- Bước 4: Ký số và tiến hành xuất invoice
Invoice là một chứng từ vô cùng quan trọng trong quá trình làm thủ tục giao dịch hàng hóa xuất nhập khẩu. Vì thế, 3A Express hy vọng thông qua bài viết trên đã giúp bạn đọc có cái nhìn chi tiết hơn về Invoice là gì và các bước hướng dẫn xuất invoice.
Mình là Thùy Duyên hiện tại đang là chuyên viên tư vấn chuyển phát quốc tế tại 3A Express. Với hơn 7 năm kinh nghiệm, Duyên đảm bảo sẽ giúp quý khách gửi hàng đi nước ngoài an toàn và tiết kiệm.